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丸投げプロジェクトって
仕事をしていると課題とやりたいことだけを伝えて進めることを指示する上司にあたったことがあるのですが、どこまで対応したらよいかを決めずに全部こちらに任せてしまうような場合がありました。
この場合、こちらで考えて何かを進めたとしてもゴールが定まっていないので何度もやり直したり、次第には終わらないし期限も決めていないので放ったらかしになってその指示はなかったことにしようと誰も対応しなくなります。
そのような指示や命令、依頼の仕方をする上司にあたった場合は、最悪ですが何とか下記の方法で対応していけるのではないでしょうか。
解決方法
計画書のようなフォーマットとして、与えられた課題について下記の点を資料に記載して整理しまとめていきましょう。
・背景(課題が起きた背景)
・目的(課題を何故解決する必要があるのか。)
・目標(ゴール)
実際に進めていく場合は、下記も決めましょう。
・プロジェクトの責任者/メンバー (最低限下記は決めておく必要がある)
⇒今回の課題を解決したい本人(報告先、相談先)
⇒リーダー
・期限 (いつまでに対応する必要があるか。)
⇒スケジュールを引くのに逆算するので、最終の日程は決めておく
上記をどんなフォーマットでもいいですが、必ず資料におこしましょう。資料にすることでまず課題の提案者の頭の中にあった内容が整理されます。これをやらないといつも何を目的、目標としているかがブレたり曖昧になり議論が進みません。
また背景、目的、目標の中で一番大切なのは目標を具体的にしておくことです。数値化まで出来たらよいですが、どこまで出来たらよいかが示せればよいかと思います。逆に、具体的に明示出来ていなければその課題は永遠に完了しません。何故なら、達成できたかの判断ができないからです。
背景、目的、目標 が整理出来たら、具体的に進めていくことになるので誰に報告、相談する相手かをまず明確にします。それで進めるリーダーを決めれば責任者は決まったのでとりあえずは、進むことは出来るでしょう。あとは、いつまでにするかの期限を決めてリーダーがスケジュールを決めていき、キックオフをしていき進めていけばよいと思います。
キックオフ後の進め方は別の話になるので、別途記載したいと思いますが、まず課題を与えられたら上記の内容をまとめるようにしましょう。
まずは習慣化へ
上記を定着させるのに、良い方法は記載する内容を決めたフォーマットを作成しておくことかと思います。またそれを利用する習慣化が出来れば特に迷わなくてもすぐに課題に取り掛かることができるようになるでしょう。