働いていると定例会議や課内会議などの週に一回の報告会のような会議などはないだろうか。社会人になって働き出してからは何も感じなく参加していたが、最近は定例会議に参加しなくなってもよくなったことから、振り返ると定例会議というのはやらなくてもよいのではないかと思った。その理由と定例会議を行うとしても、このようにしてはどうかということをまとめる。
目次
関係ない仕事を聞く無駄
まず、定例会議が無駄と思うことは、自分には関係がない仕事の報告を聞かされることです。参加が強制的なため、他の方の報告を聞きますがあまり関心はありません。また参加メンバーが多いとその分だけ、報告を聞く必要がありこれまたすごく時間が取られて無駄だなと思います。私はそのため不要と思い必要な時だけ参加するように変えました。
定例会議のための資料作りの無駄
定例会議に参加するのに事前に資料に記入しておく必要があるときがありました。その資料に記入して、会議でほぼ同じことを言うのでこれは無駄だと思いました。書いているのだから、上司が読んだら済むことではないかと。また、上司から聞きたいことは順調に進んでいないことのほうが重要だと思うのでその報告だけでよいのではとも思います。
議事録の無駄
定例会議に参加すると議事録を記入する必要がありました。議事録担当になったら憂鬱です。興味もないのにメモを取り、分からないところはこうかなと推測しながら書き、そしてメンバーに連絡する。これだけで時間が取られます。
また別の話にはなりますが会議の議事録を無くすために、ホワイトボードに書いてそれを最後に写真を撮るという方法も聞きますが私はこれもあまりいいとは思いません。ホワイトボードに書くのに時間がかかり、写真から書いている内容の経緯が分からないことも多いためです。(さらに字が読みにくい人が書いていたら最悪です。読もうと思いません。)
定例会議のやり方を変える
私は定例会議自体が全て意味がなく無駄であるとは思いません。ただ、定例会議をするにも効率化が必要だろうと思っています。そのため、下記のようにしてはどうでしょうか。
(1)共有ファイルで報告内容を共有
(2)定例会を行うとしても、全体に報告する必要がある人だけが発言
(3)プロジェクトやチーム単位で随時で短時間報告
(1)共有ファイルで報告内容を共有
EXCELでも何でもいいですが、上司や課内に報告したい内容を共有するファイルを作成して、週1回程度で更新する。報告内容は上手くいっていることよりは課題についてと期限を書くようなものでよいのではないかと思います。
その共有ファイルを担当者がそれぞれ記入すれば、報告内容はそのファイルに書いているので議事録を作成する必要がなくなり手間が減ります。
(2) 定例会を行うとしても、全体に報告する必要がある人だけが発言
もし、参加者や所属する部署のメンバーを集めて定例会議をする場合は、各々が個人レベルを報告するのではなく参加者全体に関係する内容を報告する必要がある人だけが発言するようにしてはどうでしょうか。そうすれば会議の時間は減りますし、特に全体に報告をする必要がなければ開催もしなくて済みます。
(3) プロジェクトやチーム単位で随時で短時間報告
参加メンバーが多いと無駄な話や時間が増えてしまいます。そのため、参加メンバーを絞るためにプロジェクトやチーム単位で上司に報告するようにしてはどうでしょうか。またその場合は、課題が発生した都度行えばタイムリーに共有が出来、時間も短時間で済みます。
定例会のように決まっている日程だけの報告では、遅れてしまうのでむしろこの方法を主流にすれば定例会議はどんどん要らなくなるかと思います。
上記は、実践している内容と実践してはいない理想論も混じっていますが実際に取り組んで定例会議などの会議を減らしていってはどうでしょうか。