プロジェクトを進めることになると、何かしらの資料を作成して進めていくことになると思います。PMBOK等のプロジェクトマネジメントの手法に載っているような物を全部揃えるのも大変なので最低限何がいるかを実際の経験よりまとめていきます。
計画段階
まずは、最初のプロジェクトを進める話が出てからの計画段階の時に最低限必要な資料は下記と思います。
・プロジェクトの計画書
・大まかなスケジュールが分かるガントチャート
それぞれ説明します。
まずは 「プロジェクトの計画書」がないと何も分からない状態なので言わずもがなで必須です。その計画書にはだいたい下記が記載されているかと思います。
・背景、現状、課題
・目的
・目標
・プロジェクトチーム、メンバー構成、役割
・期限、納期
・必要なコスト、予算
この計画書は、方針を示すようなものです。これが無ければ何をしたらよいか大義名分が無く、動けません。そのため、色々な人に共通に理解させるためにもまずは文字として、まとめることで計画書を作成していく必要があります。
次に、「大まかなスケジュール」を作成する必要があります。これがないと他者にどのような予定のスケージュールかを説明するにも説明がしづらいです。特に視覚的に分かりやすいようにガントチャートのような示し方がよいと思います。
とりあえず、上記の資料があればキックオフ会議をする際のパワーポイントのキックオフ資料づくりの元ネタの材料にもなるので計画段階では上記が必要と私は思います。
実行段階
計画段階の後は、実行段階ということで私は下記は最低限いるかと思います。
・WBS （誰がいつまでにどのような作業をするか網羅したガントチャート）
・課題管理表
これも説明しますと、
WBS （Work Breakdown Structure） は、誰がいつまでに何の作業をするか分かるようにガントチャートで示した表です。その表に何をしたらよいか全部書いていれば、期限までに全部終えることが出来た時にはプロジェクトは完了しているとういうことになります。
そのため、いかにこのWBSに作業の抜けがないように作業を記載していくかが重要になります。このWBSに全部書けたらプロジェクトのゴールは見えているようなものです。
とはいえ、進んでいくと問題や課題が出てきます。それを放ったらかしにしたり、無視して進めてもプロジェクトは破綻します。そのためにも、備忘録のようなものですがその課題と必要な検討内容を書き、いつ発生して責任者は誰か、いつまでに回答や返答が必要かを記載します。この内容もWBSに追記出来ていれば本当にWBSを見ているだけで進めることが出来ますが課題管理は別にしたほうが見やすいと思うのでここでは別にしています。
上記で書いた最低限の資料というのは、プロジェクトを進める上で中核となる内容の資料になります。他にも打ち合わせをすれば議事録も必要ですし、システムを外注するならベンダーに説明するための要求仕様書や要件定義書 等様々なケースで必要な資料は変わってきます。その様なケースを全部書き出すとまた分りづらくなるので中核になる部分だけを挙げると私は上記の４つくらいに絞られるのかと思っています。
そのため、まずは上記の４つを作るためのテンプレートは用意すべきかとは思います。それで必要であればまた必要なときに別の資料を加えていけばよいと私は考えます。