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実際に発生する状況
何か課題が発生したとき、この課題を解決するのにシステムを導入する等の手段を決めることがあると思いますが、よくその前に目的を見失うことがある気がします。
何でこういうことが起きるかを仕事上考えたりするのですが、計画段階の時点で
計画書を作成し課題の背景、目的、目標を明確に決めないで進めようとするからこのような状態が起きるのだろうと思います。
大抵は、(背景、目的、目標)を曖昧にして議論したりすると何が目的かが見えず、手段としてシステム化をすることが目的にすりかわることがあります。
そうなると、目的から離れた内容でシステム化することについて議論が進み無駄な打ち合わせ等が発生し、結局何がしたいのかが見えなくなり進むことが出来ず頓挫するということが起きていました。
解決方法
それであれば、どうしたらよいかということになりますが、まずは計画書として何が課題かをまず明示しましょう。それの背景を記載し、その課題をなくす目的、具体的な解決したい目標(数値化できる内容のほうがよい)を明確にした資料をまず立ち上げる。この資料を元に議論を進めていけばよいのではないかと私は考えています。
実際にプロジェクトを進める場合は、計画書を作成します。
これがないとまず人に説明もできません。計画書を作成したうえでキックオフするのにパワーポイントで人に説明するレベルに落としこむというように私はしています。
計画書の作成は無駄か
一見、計画書を作成すること自体の作業が無駄に思える方もいるかもしれませんが、自分だけがわかっていても他者の認識は違うかもしれません。それを意識的に認識を共有することの必要性があるのでこれは必須作業であると考えます。
(認識が違っていると議論の方向性がバラバラになりまとまりませんので。)