プロジェクトリーダーの研修を社外で受けたことから、改めて自分のプロジェクトリーダーで必要なことを経験からまとめます。
目次
１）そもそもプロジェクトとは
まずは、そもそもプロジェクトとはどんなものかを定義しますと、プロジェクトの特長は下記になります。
・プロジェクトには必ず目的があり、始まりと終わりがある。
・プロジェクトで目指すものはそれぞれ違うので、全く同じプロジェクトは無い。
・プロジェクトは組織とはまた違う集合体であり、目的を達成するためのチーム。
２）リーダーの役割は？
そこで、プロジェクトでのリーダーの役割は下記になります。
・プロジェクトには、目的があるので、それに向かって実行し、達成すること。
プロジェクトの特長をふまえると、つまり
「プロジェクトリーダーは プロジェクトを始めて、目的を達成して終わらせる」という役割になります。
３）リーダーが行うこと 概要
プロジェクトのリーダーの役割は、上記ですが実際に何をしたらよいかに入ります。まずは簡単な流れをまとめると下記を繰り返し対応して、目的の達成を進めます。
( 計画 ⇒ 実行 ⇒ 監視コントロール )のループ
そのそれぞれの段階で何をしたらよいかを自分の経験から下記に挙げていきます。
３－１）計画段階
計画段階は、まず実行が始まる前に何をするかの段階になるので、下記をはっきりとさせます。
(1)プロジェクトの目的 (何故行うのかを方針を示す)
(2)課題を改善する対象範囲(何をして、何が出来るようになるか)
(3)スケジュール
(4)プロジェクトのメンバーの役割
上記を考える際に私はよく5W1Hで当てはめて考えます。
上記に当てはめると下記になります。
(1)WHY (2)WHAT (3)WHEN (4)WHO
5W1Hなんで他にHOW、WHERE もありますがその状況によってまた項目を増やして考えることになります。(やり方も計画段階で決まっているならHOWも書いたらよいということ。)
またマネージャーレベルであれば、ここに 5W2Hで考えて予算(How much)も含まれてきます。
この計画段階で検討したことをプロジェクトの計画書として、会社でフォーマットはそれぞれあると思うので落とし込むことになります。
次に実行段階に入る前に WBS（Work Breakdown Structure）として、ガントチャートに現時点で考えられる作業を全てを洗いだすことが必須です。このWBSがない状態で動こうとしてもいつに何をするかがメンバー同士で共有できないので必ず作成します。
フォーマットはそれぞれの作成者によってバラバラと思いますが、必要な項目は私が考えるには、 下記の3点が基本的に分かればよいかと思います。
・作業内容
・誰がする(責任者)
・いつまでに(期限)
※この洗いだしはリーダーだけではなくメンバーからも出し合って作成して共有していきましょう。
その作業内容に対して、完了しているか(進捗)でチェックがかけられればよいと私は考えます。
３－２）実行段階
次に、実行段階はWBSで洗いだした内容をひたすら進めていくだけです。
そのため、計画段階が一番重要になります。
３－３） 監視コントロール
そして、作業の実行中や完了後には、進捗を監視することになります。それもWBSで管理をし進捗が遅れているのであれば原因と対策をまた計画段階に戻って考えるということになります。
この ( 計画 ⇒ 実行 ⇒ 監視コントロール )のループを繰り返して目的に向かって進ませることがリーダーが行う必要があることだと私は考えます。
４）まとめ
上記は、あくまで最低限プロジェクトリーダーとして実際にする必要があることを書きました。正直私の経験で最低限行うことは下記に挙げられる内容で進めています。
・5W1Hで検討し、プロジェクト計画書をまとめる
・WBSで作業内容を洗いだす
・計画書をキックオフ資料として分かりやすいようにまとめて、キックオフ会議を行いスタート
・あとは、前述のとおりWBSをベースに進め、課題があれば課題管理表と情報をストックとメンバーと共有することを繰り返して達成まで進める。
他にも、もちろんやることはあるかと思いますが最低限必要なことは上記におさまってくるのではないでしょうか。
そして、もう一つ伝えたいのは「リーダーは未来に対して、何のために何をする必要があるかの方針をメンバーと共有するという役割」であって監視する役割ではないかと思います。そのためWBS通りに動けと監視するのではなくメンバーが自発的に動けるようになりWBSもそれぞれのメンバーが考えながら動いて作業内容に不足があれば更新していくようなモチベーションの動機を促す体制やコミュニケーションも大事なことをお忘れなく。
社外研修でプロジェクトリーダーの研修を受けた際に 、PMBOKや抽象的な概念が多く具体的に何をしたらよいかが無かったので私の考えや経験も含めてまとめてみました。